湖北省民政厅办公室机关档案整理和数字化扫描省级政府采购项目竞争性谈判文件

湖北省省级政府采购项目

国内招标采购项目

湖北省民政厅办公室机关档案整理和数字化扫描省级政府采购项目

竞争性谈判文件

招 标 编 号：鄂财采认[2015]09279号

采　购  人：湖北省民政厅

二○一五年八月

目  录

第一章  谈判邀请书

第二章  竞标人须知前附表

第三章  竞标人须知

第四章  技术及商务要求

第五章  谈判程序及方法

第六章  合同书

第七章  竞标文件格式

依据湖北省省级政府采购执行确认书鄂财采认【2015】09279号的要求，对“ 湖北省民政厅机关2014年档案整理和数字化处理 ”进行竞争性谈判采购，欢迎符合资格条件并对此感兴趣的供应商参加本项目的谈判。

一、项目概况

1．项目编号：鄂财采认【2015】09279号

2．项目名称：湖北省民政机关2014年档案整理和数字化处理

3．采购内容及基本要求：

3.1此项目为：民政厅机关2014年档案整理和数字化处理

3.2工期要求：合同签订后50天内完成

3.3服务地点：湖北省民政厅。

3.4质 保 期：一年

二、竞标人资格

投标资格要求为本次项目投标人应具备的基本条件，参加竞标的投标人必须满足投标资格要求中的所有条款，并按照相关规定递交资格证明文件，未按要求递交的投标人，其投标将被拒绝。

1）投标人应具备《政府采购法》第二十二条规定的以下条件：

1.1具有独立承担民事责任的能力；

1.2具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

1.3具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

1.4有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

1.5参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。

2）投标人必须是在中华人民共和国境内注册并取得营业执照的独立法人，提供有效的营业执照、税务登记证和组织机构代码证。

4) 投标单位取得湖北省保密局颁发的涉密档案印制资质证书在同等条件下优先中标。

三、竞争性谈判文件获取

2015年8月10日起至2015年8月12日每天上午8：30-12：00时、下午15:00-18:00时（节假日除外）投标单位携带相关资格证明材料（包括：本单位营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证、法人授权委托书（注明单位地址、联系人姓名及联系方式、邮箱及本人身份证）原件及加盖公章复印件一套免费领取竞争性谈判文件。文件领取地址：省民政厅五楼总值班室

四、投标文件递交

2015年8月13日9：30前（北京时间）递交至省民政厅三楼小会议室。

五、谈判开始时间及地点

2015年8月13日9时30分整（北京时间）开始谈判。地点：湖北省民政厅三楼小会议室。

六、采购人联系方式

采购单位：湖北省民政厅

联 系 人：周俊玲

电　  话：027-50657000

地　  址：武汉市洪山区雄楚大街399号

七、信息发布媒体

发布媒体：湖北省民政厅网站（http://www.hbmzt.gov.cn/ywb/zwzh/）　　　　

2015年 8月10日

本表是对竞标人须知的具体补充和修改，如有矛盾，应以本表为准。

一、 总  则

1、适用范围

1.1　 本谈判书仅适用于本谈判书中所叙述的项目。

2、参加谈判的基本条件

具体详见本文件第一章第二款要求

3、　 谈判费用

3.1　 参加谈判的竞标人应自行承担所有与编写和提交谈判文件有关的费用，不论结果如何，采购人在任何情况下无义务和责任承担这些费用。

二、 报价文件的编制

4、报价文件编制基本要求

4.1　 参加谈判的竞标人应认真阅读、充分理解本谈判书的全部内容（包括所有的补充、修改内容），并保证所提供的全部资料的真实性，以便其报价文件对谈判书作出实质性响应。否则，其竞投可能被拒绝。

4.2　 报价文件应按本谈判书的全部内容，包括所有的补充通知及附件进行编制。

5、报价文件语言及计量单位

5.1　 报价文件及交付的文件，应采用中文文字。

5.2　 除谈判书的技术规格中另有规定外，计量单位应使用中华人民共和国法定计量单位。

6、报价文件的顺序及组成

6.1　 竞标函及其附表

6.2　 法定代表人资格证明书和法定代表人授权委托书（如有授权）

6.3　 报价表

6.4　 资格证明文件

6.5　 技术服务内容及优惠服务范围

备注：报价文件应装订成册，必须胶装。

7、报价

7.1货币：以人民币报价。

7.2竞标报价方式：

7.2.1竞标人在本次竞争性谈判的报价应为交钥匙价，竞标人应根据本谈判文件的规定、市场生产要素价格水平及其走势、竞标人自身的管理水平和实力、竞标人为本项目配备的人员及工具等准备自己的投标报价。但竞标人不得以低于其企业成本的竞标报价竞标。

7.2.2以人民币为报价货币，提供正式的税务发票，并承诺在协议供货期内实际采购时的成交价不高于此报价。

7.3报价表上，应标明各项的单价和总价。若单价和数量的乘积与总价不符，则单价为准。

8、资格证明文件

8.1　 资格证明文件是证明或说明企业有资格和有能力履行合同的文件。

8.2　 资格证明文件应包括：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质等级证书等、参与本次项目人员相关专业证书及其他资质、资格证书，单位业绩等。资格证明文件必须真实可靠并在有效期内、不得伪造。

8.3　 竞标文件正本中资格证明文件应为原件扫描后的彩色打印件，并加盖公章，以便评审时进行核查。副本可用复印件。

8.4　 竞标人对自己所提供的资格证明材料的真实性负责，无论何时，如发现竞标人提供了虚假的资格证明材料，将按照《中华人民共和国政府采购法》及《竞争性谈判文件》的有关规定进行严肃处理，并在相关网站上进行通报。

9. 服务方案、保障机制、售后服务

　  为保证文件及时安全的整理，竞标人应制订详细的档案整理和数字化处理工作方案、工作标准等，要求成立2人或以上人员组成的项目服务小组（其中一人必须具有档案专业中级或以上职称），提供有专人上门服务；为按照完成工作提供保障机制；提供售后服务条款，在售后一年内，如有任何质量问题，提供上门服务。

10、报价文件的份数和签署

10.1报价文件封面必须打印并由竞标人法人代表或经法人正式授权的代表签字，加盖公章。授权代表须将以书面形式出具的“法人代表授权书”附在报价文件内。

10.2竞标文件的递交要求见竞标人须知前附表。每份报价文件须清楚地标明“正本”或“副本 ”字样。一旦正本和副本有差异，以正本为准。 

10.3报价文件不得行间插字、涂改和增删,如有修改错漏处，必须有报价书的签字人签字和盖章。

10.4以电话、电报、传真形式递送报价书的概不接收。

三、 报价文件的递交

11报价文件的密封和标记

11.1竞标人应将报价文件正本和副本分别装入信封加以密封。

11.2装报价文件的信封上应写明：

11.2.1　 收 件人：

11.2.2　 地　  址：

11.2.3　 谈判书编号

11.2.4　 竞标人名称、地址

11.2.5　 封口处应加盖单位公章

11.3报价文件按要求密封，导致提前启封的，采购人概不负责。因包装密封不好，导致提前开封的报价文件，采购人将拒绝接收或退回竞标人。

12、报价文件的截止日期

12.1竞标人必须在谈判书规定的截止日期前，派专人将报价文件送交采购人

12.2如果采购人修改谈判书、酌情延长截止日期的，则竞标人的所有权利和义务以及受制约的截止日期，以延长后新的截止日期为准。

13、迟交的报价文件

13.1截止日期后递交的报价文件，采购人将拒绝接收或原封退回。

四、　  谈判程序及评定办法：

14、详见本文件第五章内容

五、　  确定成交商

15、评定成交的标准

15.1成交的标准必须符合下列各项条件：

15.1.1全部实质性响应本谈判书的各项要求。

15.1.2满足谈判文件的报价范围，保证质量。

15.1.3符合采购需求、质量和服务相等且报价最低。

15.1.4报价文件完整齐全。

15.1.5报价文件有效期：90天，不满足有效期要求的文件将被拒绝。

15.1.6其他要求因素。

16、确定成交商

16.1谈判小组根据政府采购竞争性谈判方式采购程序，依据“公正、科学、严谨”和“等价择优、等质择廉”的原则，综合评出成交商的优选方案

16.2按《中华人民共和国政府采购法》有关规定，谈判结果将在政府采购网上公示。

16.3采购人根据谈判小组提出的优选方案及政府采购有关规定，确定成交商。

17、通知书

由采购人向成交商发出成交通知书，并同时通知未入选人。通知书是合同的组成部分之一。

18、其它

竞标人在谈判活动中的违法违纪活动一经查出，取消其资格；已经成为成交商的，取消成交资格。

六、　  签订合同

19、签订合同

19.1成交商在收到通知书后，应按通知书规定的时间、地点与采购人签订购销合同。

19.2如果成交商未按照规定办理，采购人将有充分理由取消其资格。在此情况下，采购人谈判小组协商确定下一个成交商。

20、如果竞标人在此次招标活动中认为招标采购过程和评审、中标、成交结果使自己的正当权益受到损害的，可以书面形式向采购人提出质疑，并将正式文件递交到采购人。采购人在收到竞标人的正式质疑文件后7个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑竞标人和相关竞标人。

21、竞标人质疑实行实名制，其质疑应当有具体的质疑事项及事实依据，不得进行虚假、恶意质疑。属于虚假、恶意质疑的将列入不良行为记录名单，必要时予以网上公布。

22、质疑书应当包括下列主要内容：

23.1质疑人的名称、地址、电话等；

23.2质疑人法人签章和单位公章；

23.3具体的投诉事项及事实依据；

23.4质疑情况及相关有效证明材料；

23.5提起质疑的日期。

注：如未按上述程序规定进行质疑，采购人将不予以受理。

23、质疑竞标商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后15个工作日内向监管机构投诉。监管机构将按照《政府采购供应商投诉处理办法》和相关规定进行处理。

24、监管机构：湖北省财政厅政府采购管理处

七、　  法律责任

25、竞标人有下列情形之一的，由财政部门处以政府采购项目中标金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，并予以公告，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

25.1提供虚假材料谋取中标的；

25.2采取不正当手段诋毁、排挤其他竞标人的；

25.3与其他竞标人恶意串通的；

25.4向采购人行贿或者提供其他不正当利益的；

25.5在招标过程中与采购人进行协商谈判、不按照竞争性谈判文件和中标供应商的竞标文件订立合同，或者与采购人另行订立背离合同实质性内容的协议的；

25.6拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。

25.7竞标人有前款第（一）至（五）项情形之一的，中标无效。

26、中标供应商有下列情形之一的，由财政部门将其列入不良记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，并予以通报：

26.1中标后无正当理由不与采购人签订合同的；

26.2将中标项目转让给他人，或者在竞标文件中未说明，且未经采购招标机构同意，将中标项目分包给他人的；拒绝履行合同义务的。

一、采购内容

民政厅机关2014年档案整理和数字化扫描， 本项目预算为：3万元，

（全年文件约为2800件，原文扫描约11000页；库存照片档案约400张，档案扫描约8000页）。

二、技术要求

鉴于档案整理工作业务性强、工作量大、标准高、要求严，档案整理达标工作采取购买服务的方式，通过竞争性谈判选定有资质且有整理档案经验的单位，按照湖北省档案馆制定的《湖北省归档文件整理实施细则》、《湖北省纸质档案数字化操作规程》的工作质量要求进行整理。购买服务的主要事项包括：档案的分类、整理、编目、制作归档文件目录、原文扫描、建立图像数据库、档案上架等。

1.1档案整理：档案整理规范，分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、目录齐全、装订、装盒规范、整齐美观。

1.2档案柜架标引醒目。

1.3数据管理：文书档案目录数据库结构及数据质量符合《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》要求，纸质档案数字化采用不低于24位彩色模式进行扫描，分辨率不小于300dpi。

一、竞争性谈判的谈判程序

1.根据中华人民共和国

财政部第18号令的规定，采购人将组织谈判小组对邀请供应商逐一进行谈判，谈判小组由经济、技术专家等三人组成，其中外聘专家从湖北省财政厅政府采购管理处专家库中随机抽取。

2.参加谈判的供应商须携带本人身份证明、法人代表授权书原件，经工作人员查验核对后，方可参加正式谈判。

3.在谈判过程中，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

4.在满足谈判文件要求的前提下，确定商务条款及各供应商提供的产品及服务质量、售前售后服务后，各供应商按照谈判小组的要求在指定的时间内提交最终报价；根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

二、谈判步骤

1、第一轮谈判

谈判小组按已确定的谈判顺序，与单一供应商分别就符合采购需求、质量和服务等进行谈判，并了解其报价组成情况。

谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其它信息。

代理机构对谈判过程和重要谈判内容进行记录，谈判双方在记录上签字确认。

谈判小组一致确定响应供应商符合谈判文件要求的，按谈判文件设定的方法和标准确定成交候选人。第一轮谈判谈判小组未能确定成交候选人的，对谈判文件修正后进行第二轮谈判。

2、谈判文件修正

第一轮谈判结束后，各响应供应商退场等候，谈判小组进行合议。根据第一轮谈判掌握的情况，可以对谈判文件进行修改，确定采购内容的详细规格或具体要求，优化采购方案。

代理机构通知响应供应商集中，谈判小组强调调整后的采购要求，将谈判文件的修改结果以书面形式通知响应供应商，向响应供应商提供较充分的修正时间。

响应供应商根据第一轮谈判情况和谈判文件修改书面通知，对原响应文件进行修正，并将修正文件签字（盖章）后密封送交谈判小组。逾时不交的，视同放弃谈判。修正文件与响应文件同具法律效应。

3、第二轮谈判

谈判小组就修正后的响应文件与响应供应商分别进行谈判。代理机构对谈判过程和重要谈判内容进行记录，谈判双方在记录上签字确认。谈判小组按谈判文件设定的方法和标准确定成交候选人。

第二轮谈判小组未能确定成交候选人的，对谈判文件修正后进行第三轮谈判。以此类推。

4、最后报价

　  成交候选人作最后报价，密封递交谈判小组。谈判小组按报价从低到高排序，推荐成交候选人顺序，形成谈判报告。

5、其它

响应供应商的报价均超过了政府采购预算，采购人不能支付的，谈判活动终止；终止后，采购人需要采取调整采购预算或项目配置标准等，或采取其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得政府采购监督管理部门批准。

三、确定成交供应商办法

1、谈判小组只要求商务评审和技术（服务）评审合格的谈判供应商在规定的时间内进行报价。

2、谈判小组将根据需要决定是否要求所有合格的谈判供应商在规定时间内进行第二次或最后报价，该最后报价将作为谈判小组评比的最终依据。

3、根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

（根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国合同法》，采购人和中标人（成交供应商）之间的权力和义务，应当按照平等、自愿的原则，依据谈判文件要求和竞标文件响应，签订合同。）

封面：

湖北省省级政府采购

报 价 文 件

（正本/副本）

采购项目编号： 　　　　　　　　　　　　　 

采购项目名称： 　　　　　　　　　　　　　 

竞 标 内 容： 　　　　　　　　　　　　　 

竞标人名称： 　　　　　　　　　　　

日　　  期： 　　　 年 　　　 月 　　　 日
竞标文件目录（略）

一、  竞标函

1、　  竞标书

2、　  报价一览表

3、　  法定代表人授权书（须粘贴授权人及被授权人身份证复印件）

5、  其他内容略

二、  资格证明文件

1、营业执照

2、资质证书

3、其它

三、  商务部分

1、商务响应、偏离说明表（须逐条响应）

2、服务承诺书

4、其他内容略

注：1、竞标文件目录仅供竞标人制作标书时参考，如有补充，自行填写；

　  2 、竞标文件目录及内容每页须顺序编写页码。

附件一：　  竞标书

致：　（招标代理机构）　

根据贵方为　（项目名称）　招标的投标邀请，签字代表　（姓名、职务）经正式授权并代表竞标人 （竞标人名称、地址）提交下述文件正本　 份及副本　 份：

1.  投标函；

2.  开标一览表；

3.  按谈判文件要求提供的所有文件和建议书；

根据此函，签字代表宣布同意如下：

1.  所附投标价格表中规定的应提交和交付的服务的投标总价为人民币（用文字和数字表示的投标总价）。

2.  竞标人接受本谈判文件合同书格式及合同条款，并将按谈判文件的规定履行合同责任和义务。

3.  竞标人已详细审查全部谈判文件，包括第（编号、补遗书）（如果有的话）。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权利。

4.  本投标有效期为自开标之日起90日历天。

5.  如果在规定的开标时间后，竞标人在投标有效期撤回投标，其投标保证金将被贵方没收。

6.  竞标人同意提供按照贵方可能要求的与其投标有关的一切数据或资料，完全理解贵方不一定接受最低价的投标或收到的任何投标。

7.  与本投标有关的一切正式往来函件、通讯请发往：

地址　　　　　　　　　　　　　  传真　　　　　　　　　　　 

电话　　　　　　　　　　　　　  电子函件　　　　　　　　　

竞标人名称　　　　　　　　　　  竞标人代表 姓名、职务（印刷体）

公章　　　　　　　　　　　　　   竞标人代表签字　　　　　　　　　　　 

日期　　　　　　　　　　　　　 

附件二：　  报价一览表（格式）

报价文件