精简提质规范高效 努力提高公文处理工作水平
李志刚
为进一步精简公文数量，提高机关公文处理工作的质量和效率，推进厅机关公文处理工作制度化、规范化和科学化建设，日前，省厅出台了《湖北省司法厅机关公文处理实施办法》（以下简称《实施办法》）。为了帮助厅机关及全系统干部掌握运用《实施办法》，提高公文处理能力，本刊记者专访厅办公室主任李志刚同志，他就出台《实施办法》的原因、背景、过程、诉求、亮点以及为什么、怎么样提升厅机关干部公文处理能力等问题一一作了解答。
记者：我了解到厅机关过去有一些关于公文处理方面的规定，这次为什么要出台这个《实施办法》？
李志刚：一是上级有要求。2012年4月16日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（[2012]14号），条例自2012年7月1日起正式施行。随后，司法部制定了《司法部机关公文处理办法》，省委办公厅、省政府办公厅对贯彻落实《条例》、规范党政机关公文处理提出了实施意见，要求各地、各部门结合实际研究制定实施办法。
二是整改有需要。去年，在厅党委深入开展群众路线教育实践活动，在征求意见中，不少市州司法局、一些处室（单位）针对厅机关公文处理工作提出了中肯的意见，对此，厅党委将规范机关公文处理作为整改方案的措施之一，要求厅办公室迅速起草公文处理办法，从制度上解决上述问题。
三是问题要解决。一直以来，厅机关在规范公文处理工作作了很大的努力，也就公文处理的某些方面出台过一些规定，但和上级机关的新要求和基层单位的期待相比，厅机关公文处理工作还存在不少问题，一是尽管过去针对公文处理中的特定问题出台了一些规定，在当时也确实曾发挥了重要的规范作用，但现在看来，规定比较零散、不系统、不全面的问题很突出，而且有些规定随着新《条例》的出台而过时或者失效，需要进行统一和规范；二是从近年公文处理的情况看，还存在发文数量较多，达不到上级要求的“三短一简”的要求，公文处理不规范，公文质量和效率都亟需提高等问题；另外，近年来，省厅上报省委、省政府的公文，还出现过因为不符合规范要求被退回的现象，上述问题，必须引起我们的高度重视，并通过制定统一规范的《厅机关公文处理实施办法》，积极稳妥地加以解决。
记者：能不能介绍一下《实施办法》的起草过程？
李志刚：可以，去年厅教育实践活动整改方案出台后，厅办公室成立了以副主任常欣同志为组长，秘书科、综合科和督办科干部组成的文件起草组，负责起草厅机关公文处理实施办法（征求意见稿）。从成立起草组到厅常务会审定制发，大致经历了以下过程：一是领会掌握上级精神。起草组认真学习《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》、《司法部机关公文处理办法》等文件精神。
二是学习借鉴先进经验。起草组联系省直公检法以及其他省（区、市）司法厅（局）等10多个兄弟单位，就公文处理工作请教学习，研究上述单位制定的公文处理有关制度，从中汲取有益养分。
三是深入查摆问题。起草组始终坚持问题导向，认真听取各方意见和建议，深入查摆、抓住厅机关公文处理中存在的突出问题，研究解决问题措施，为增强实施办法的针对性、实效性提供了方向、路径和依据。
四是广泛征求意见。严格按照上级关于公文处理的要求，充分吸取外地经验，特别是针对厅机关存在的问题，起草组起草了《厅机关公文处理实施办法》（征求意见稿），经反复斟酌修改并报分管厅长、厅长审定后送省监狱局、省戒毒局、厅机关各处室、各直属机构（单位）征求意见，然后，起草组根据征求到的37条意见、建议，又对稿子多次动手术，充分汲取这些意见和建议，形成了提请厅常务会研究的送审稿。
五是提交厅常务会议审定。3月14日，厅常务会审议了《厅机关公文处理实施办法》（送审稿），根据厅党委提出的意见，厅办公室对稿子又作了大量的修改后送分管厅长和厅长签发。
记者：能不能谈谈《实施办法》有哪些亮点？
李志刚：在起草实施办法过程中，我和起草组多次商讨后，决定将“精简、提质、规范、高效”这4个关键词，作为制定《实施办法》的核心价值追求，贯穿到起草过程和实施办法的始终，特别强调要从制度安排和机制设计上，保证上述四个方面核心诉求的充分实现，现在看来，我们当初设想的预期目标已基本实现。你刚才问《实施办法》有哪些亮点？我想这四个关键词应该是《实施办法》的最大亮点。下面，我简要介绍一下，为确保实现这四个方面的诉求，《实施办法》作了哪些制度设计和机制安排：
一是精简。这个诉求包括两个层面：一是精简发文数量。《实施办法》第1条就开宗明义指出“精简公文数量”是出台本办法的目标；第11条规定：“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和实效性，充分体现精简高效的原则，切实减少发文数量。会议已印发的材料，不再另行发文；除上行文外，能以厅办公室名义发文的，不以省厅名义行文，能以电话等其他方式推动工作的，不再另行发文。”二是精简发文字数。第25条规定：“以省厅名义报送省委、省政府的简报不超过1000字、请示（报告）不超过1500字、综合性专题报告以及特殊情况下不超过2000字、调查报告不超过3500字。以省厅名义制发的普发类文件（不含办法、规划、规程、规定、方案），字数不超过3000字，以厅办公室名义制发普发类文件，字数不超过2500字，提倡千字文。”同时《实施办法》还结合厅机关实际，对公文种类、发文标志、发文字号、主送机关等作了精简，力求避免繁文缛节。
二是提质。首先，《实施办法》第25条，比较全面、系统地对公文质量提出明确要求，特别强调，公文拟制要从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；要深入调查研究，充分进行论证、广泛征求意见；公文涉及其他单位（部门），必须征求意见，力求达成一致。其次，为提高质量，在工作机制的设计上，第27条作出规定：“公文须先处室（单位）主要负责人审核把关，送厅办公室副主任、主任文字审核。”，这和过去相比，《实施办法》增加了分管文字副主任对文字的环节，多一个人把关，有利于提高公文质量。再次，本《实施办法》对处室（单位）的发文，规定须先送厅办公室复核编号，由厅办分管文字的副主任审核，文字多一个人看看，只有好处没有坏处，有利于提高处室（单位）的发文质量。
三是规范。首先，对“文种”进行了规范。此次《实施办法》规定厅机关常用公文种类有12种，并明确界定各类公文的范围。譬如说命令(令)文种，明确规定适用于批准授予和晋升全省监狱、戒毒民警警司及以下警衔。公告文种则适用于律师公证管理、国家司法考试、司法鉴定和法制等工作中经授权向国内外宣布重要事项或者法定事项。其次，对公文格式进行了规范。包括公文的份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等方面均有明确的规定。特别是对我们对发文机关标志及规范化简称进行了界定。再次，对行文规则进行了规范。明确界定上行文、下行文、平行文。以厅党委或省司法厅名义行文，主要是对全系统党的建设和全省司法行政工作中重大决策进行部署安排；以厅办公室名义行文，主要传达省厅关于某方面工作的决定、意见、通知；以厅机关处室（单位）名义行文，主要是通知各市、州、直管市、神农架林区司法局下属的对口业务科（处、室）可直接办理的具体业务事项。同时，我们还进行规范，省厅向下级司法行政机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
四是高效。为了确保公文运转高效，提高工作效率，《实施办法》第15条作出规定，厅机关各处室（单位）可以以本处室（单位）的名义，就有关具体业务工作事宜，向司法行政系统与之业务相对应、有业务指导关系的司法部相关业务司（局）或各市、州、直管市、神农架林区司法局相关科（局、处、室）以函的形式行文，尽管此类行文不属对外正式行文之列，但减少了发文环节。另外，我还要通过你给广大读者透露一个消息，厅机关无纸化办公系统招投标已经顺利结束，5月初省厅与中标方正式签订了合同，从今年6月1日起进入建设施工阶段，预计到今年底，厅机关无纸化办公系统将启动运行，到那时，公文处理的效率将会得到一个质的提高，我们共同期待这个时刻。
记者：《实施办法》出台后，我们该怎样贯彻落实？
李志刚：一是机关干部要加强自学提高，这个我就不展开讲了。二是要抓好培训。办公室主管公文处理工作，加强干部培训是份内职责。今年5月15日，厅机关召开了《湖北省司法厅机关公文处理实施办法》解读说明会，请厅办公室副主任常欣同志对公文处理进行了逐条深入解读，并在厅机关QQ群提供了PPT供机关干部学习，力求引导干部不但对《实施办法》的有些规定，知其然也知其所以然，落实起来就有自觉性。下一步，我们还要召开公文写作培训，请办公室副主任李军为机关干部作交流。三是强化管理，《实施办法》规定，厅机关公文由厅办公室统一管理。厅机关各处室、各直属机构（单位）也要加强公文管理工作，明确专人负责，严格执行本办法。同时，将各处室（单位）贯彻落实《实施办法》的情况纳入厅机关目标管理责任制，厅办公室每半年对厅机关各处室、直属机构（单位）的公文管理工作进行抽查并予以通报。
记者：最后一个问题，公文写作和处理能力对干部履职是否重要？为什么？
李志刚：公文写作和处理能力很重要，毫不夸张地说，是机关政务干部的看家本领，也是机关政务干部的一张名片，是机关政务干部素质能力结构中最重要的素质能力，而不是之一。即使是主要从事事务的干部，也要加强这方面的修养，至少略懂一点。在机关里有句话，叫“政务围绕大局转，事务围绕政务转”，如果事务干部有公文写作处理等政务方面的知识，他办起事来会有方向，这会大大提高办事的质量。
至于公文写作和处理能力为什么重要？我可以给你打个比方：公文之于机关干部特别是政务干部，好比枪之于战士。如果把枪的质量问题比喻为公文的质量问题，那么战士会不会熟练使用枪支，就相当于干部会不会熟练处理公文。如果一个战士手中的枪支射程远、质量好，且这名战士又能熟练使用这支枪，那么这名战士的作战能力肯定强。同理，一个机关干部既能写出高质量的公文，又能熟练地处理公文，那么，这名干部履行职责的政务能力就一定很强。现在机关擅长“笔杆子”的干部进步快，也说明了这个道理。反之，一个枪的质量差且又不会使用这支枪的战士，上战场就会随时面临生命危险，同理，一个不会写出高质量公文且不熟练公文处理的机关干部也很难正确履行职责，高质量开展工作。因此，作为一名机关干部，首先应该在以下两个方面下功夫，一是不断学习公文写作知识，提高拟制公文的质量；二是掌握公文处理规范，提高公文处理能力，为正确履职，增强工作实效奠定扎实的基础。※（作者系厅办公室主任）
