致2016届毕业生的一封信
亲爱的毕业生们：
你们好！
祝贺你们顺利完成学业，踏上人生新征程。
学生档案是每位毕业生人生重要经历的原始记录，是毕业后办理转正定级、工龄计算、职称评聘、安家落户、社保办理、工作调动、考研深造、出国留学等事项的重要凭证，关系到同学们的切身利益，且一旦遗失或损毁将无法弥补或再造，请大家务必高度重视。
一、准确填写档案转递地址
已与用人单位签订就业协议的同学，一定要了解清楚就业单位的人事档案管理权限及档案托管情况，一般国家机关、国有企事业单位可以自行接收、管理档案，其它各类非公有制单位、民营机构一般通过人才交流中心或其他人才服务机构来接收并代管档案。未就业、就业但未办理档案托管手续、出国的同学，档案按要求一般转递回原籍（县、区级）人社局或人才交流中心。考取外校研究生的同学，请携录取学校调档函原件到档案馆进行档案转递地址登记。
请同学们务必确定自己的档案接收单位，在就业信息登记时准确、完整地填写档案接收单位相关信息：档案接收单位的全称及具体部门名称、详细地址（所在省、市、区县及街道门牌号）、接收人姓名及联系电话。
二、及时查核档案转递去向及接收情况
毕业生档案通过邮政EMS快件转递，托管在武汉市内各大人才交流中心的毕业生档案由学校派专人送达。就业单位调档函明确要求毕业生自带档案的，可由毕业生本人持调档函到档案馆办理调档手续。
为保证同学们顺利派遣，档案馆将于7月15日之前将毕业生档案转递离校，请大家在7月15日以后按以下方法和步骤查询核实档案转递去向和接收情况：
1.直接登陆或扫二维码登陆学校档案馆网站（网址 http://125.220.255.2/ ），在“毕业生档案查询”窗口查询档案转递情况：是否转递或暂留、转档日期、档案去向、EMS快递单号等。
2.根据查询到的邮政EMS快递单号 ， 登陆http: //www.ems.com.cn或致电11183，追踪查询档案去向及投递情况（查询期一年）。
3.查到档案投递去向后，要在第一时间与档案接收单位联系并确认是否收到档案，以免出现“死档”或档案遗失等严重后果。
4.如经查询档案去向不明，或接收单位未收到档案且查找无果，请大家及时与学校档案馆联系，以免超过EMS有效查询时间而无从查找。档案馆联系电话：027-59750765。
最后，再次提醒同学们关注自己的档案转递情况。并衷心祝愿同学们前程似锦！
湖北工业大学档案馆
2016年5月
湖北工业大学学生档案宣传片
http://www.hbut.edu.cn/contents/16/13482.html