枝江市政协办公室多措并举做好机关档案管理工作

23.08.2016  17:41


    为适应新时期档案工作的需求,全面提升档案管理水平,促进档案信息资源开发利用,更好地服务全市政协工作,枝江市政协办公室按照档案规范化管理要求,多措并举扎实做好机关档案管理工作。

    一是以档案目标管理为抓手推进机关档案工作。枝江市政协办公室档案室于2010年通过省一级复查,但设施比较落后,今年依托原有的硬软件设施,不断加强档案基础建设。2016年初提出了争创省特级的目标,列为今年政协重点工作之一,实行目标管理,加强跟踪督办。

    二是完善制度,提高档案管理意识。建立健全机关档案“三合一”制度,制订本单位档案管理、档案人员岗位责任制、档案安全保管突发事件应急预案等制度,制定机关档案管理年度工作计划,形成以机关档案室为中心的档案工作管理网络,负责对本单位各种门类和载体的档案实行集中统一管理,促进档案管理工作更加规范化、科学化、系统化。

    三是加大投入,改善档案管理环境。加大档案室的硬件设施投入力度,按照档案室要求设置了20平方米的荣誉陈列室。添置档案保管设备。安装空调3台,专用除湿机2台、防磁柜1台,温湿度计2个,档案防虫药若干。添置档案专用办公设备。购置了检索工具柜1套、档室专用计算台3台、打印机2台、扫描仪1台、复印机1台,更换了安全消防设施,极大改善了档案管理条件。档案管理设施累计投入达4万多元,满足了档案科学安全管理的需要。

    四是加强数据库建设,提高现代化管理水平。枝江市政协办公室对各门类档案进行了条目式录入,共录入5461  条,并对部分文书档案进行全文扫描,共37969幅,实现了档案微机检索,对录入档案数据实行光盘记刻录及备份,加快了档案信息化建设步伐,为创建数字化档案室创造了良好条件。

    五是搞好开发利用,档案服务创效。有效开发利用档案信息资源是整个档案工作的出发点和落脚点,也是档案管理工作的中心任务。完善检索工具,实行手工和计算机相结合的检索方法,使查阅档案资料更加方便快捷。立足阅览服务,加强档案编研工作。在搞好日常档案阅览服务的基础上,注重档案资源的开发利用,对档案信息进行二次加工,编纂实用的参考资料,主动提供利用。编续《全宗介绍》、《组织机构沿革》、《政协年鉴》、《大事记》、《基础数字汇编》、《发文汇编》等适用性强的资料,还编纂了《枝江文史资料》等史料。及时为利用者提供档案信息服务,开展现场查阅、来函代查、出具档案证明、专题查询等多种形式的服务工作。同时,政协机关严格执行保密规定,做好档案查询登记,由档案人员查询、复印并送办公室盖章。通过查阅档案资料,充分发挥了档案的凭证作用。档案资源利用功能日益凸现,档案的价值得到充分发挥。