湖北省档案局 省档案馆联合印发文件 规范全省机关档案工作业务建设

9月28日，湖北省档案局、省档案馆联合印发《湖北省机关档案工作业务建设规范》（以下简称《规范》），并发出通知，要求各市州县档案局、档案馆及省直各单位档案部门认真贯彻执行。

为贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理规定》，更好适应新时代机关档案工作发展需要，推进机关档案管理政策法规和标准规范的贯彻落实，省档案局对2011年印发的《湖北省机关档案工作业务建设规范》进行修订，广泛征求省内档案专家、17个市州档案部门及60多个省直单位的意见建议，单独征求并及时吸纳国家档案局的修改意见。

《规范》包括总体要求、机构与人员、主要任务、机关档案用房及设施设备、机关档案工作制度、归档文件材料的收集、归档文件材料的整理、机关档案的保管与保护、机关档案的移交、机关档案的统计鉴定与销毁、机关档案的利用与开发、机关档案信息化管理、其他共13个部分。《规范》提出，机关档案工作实行统一领导、分级管理，省档案局在国家档案局指导下，负责全省机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责全省机关档案工作的监督、指导和检查；机关的全部档案集中、统一管理，机关加强档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，档案工作所需的基础设施配备和维护、档案日常管理、档案信息化建设、档案宣传培训等经费应列入机关年度财政预算。

《规范》明确了机关档案工作的8个主要任务。一是贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关、本系统档案工作规章制度和专业档案管理办法；二是制定并组织实施档案工作发展规划或年度计划；三是对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属单位及系统的档案工作进行监督和指导；四是集中统一管理机关各种门类和载体的档案，确保档案的齐全、完整、安全。运用现代化手段，积极开发利用档案信息资源，为机关各项工作服务；五是按照国家相关规定定期向同级国家综合档案馆移交档案资料；六是按照《机关档案管理规定》要求，每年向同级档案主管部门报告年度档案工作情况；七是组织实施机关档案信息化工作并统筹所属单位及系统档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理，积极创建数字档案室；八是完成档案主管部门和上级领导交办的其他工作。

《规范》强化了机关档案用房、设施设备配备，提出了建立健全机关档案“三合一”制度、档案工作制度、档案利用制度、系统档案工作制度4项制度，划定了归档文件材料的收集范围、归档时间、归档责任与要求，并对文书、科技、会计、音像、实物、专业等归档文件材料的整理作出具体规定。

此外，《规范》进一步明确了机关档案保管与保护的具体措施，细化了机关档案的移交期限、编制解降密清册和开放控制清册等移交要求，规范了机关档案的统计鉴定与销毁、机关档案的利用与开发等基础业务工作，特别是强化了机关档案信息化管理，要求机关建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作；统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理及安全保密工作，严防档案信息篡改、丢失、外泄。