关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见
为深入贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》（中办发〔2014〕15号），推动全省档案事业科学发展，有效发挥档案工作服务党委、政府决策、服务经济社会发展、服务人民群众的作用，提出以下意见。
一、充分认识新形势下加强和改进档案工作的重要性
（一）认识档案工作的重要作用。档案是党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据，具有“存凭、留史、资政、育人”的重要作用。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命。加强和改进新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，具有十分重要的意义。做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。
（二）明确新形势下的新任务新要求。做好新形势下的档案工作，要深入贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，以服务全面深化改革、服务“建成支点、走在前列”为主线，以建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案保密安全的档案安全体系为重点，进一步完善档案工作体制机制，加大支持保障力度，推动档案事业科学发展，努力实现“争创全国一流、走在中部前列、建设档案强省”的发展目标。
二、不断完善档案行政管理体制机制
（三）理顺档案行政管理体制。坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制。省、市、县档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，按照“统一领导，分级管理”的原则，监督指导本行政区域内党政机关及其他单位的档案工作；指导国有企业开展档案工作；引导、帮助非公有制经济组织和社会组织做好档案工作；依法监督管理家庭或个人档案中对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案。
（四）创新档案工作管理机制。按照降低行政成本、提高工作效能的原则，有条件的地方要有效整合档案机构和人员，逐步建立跨部门统一管理档案工作的档案管理中心；规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务；推广政府购买档案寄存、整理和数字化服务；支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金；发挥档案学会等社会组织的桥梁和纽带作用；支持建立并展示家庭和个人档案。
三、大力推进各级综合档案馆（室）建设
（五）统筹设置各级各类档案馆。按照档案馆设置原则和布局方案，统一规定各级各类档案馆的档案收集范围，防止重复建设和资源分散。各地各部门设置国家专业或部门档案馆，按有关规定征求同级档案行政管理部门意见后，报机构编制部门审批。城市建设档案馆等地方各级专业档案馆接受同级档案行政管理部门的监督指导。
（六）加强国家综合档案馆建设。各级国家综合档案馆是本地的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心（简称“五位一体”）。县级以上党委、政府是本级国家综合档案馆的建设主体，要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，在五年内把国家综合档案馆建成具备“五位一体”功能、体现地方文化特色、满足未来30年以上需要的现代化档案馆。纳入《中西部地区县级综合档案馆建设规划》的县（市、区），要严格实施国家规划，新建设的档案馆要切实达到国家规划要求。
（七）加强综合档案室建设。各级党政机关、国有企事业单位（包括境外派出机构）、社会组织要明确分管领导、建立档案机构、指定专人负责、健全管理制度、配备用房设施、采用现代技术，加强对本单位形成的各种门类和载体档案的集中统一管理。村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织的档案工作，要落实有场所、有设施、有人员、有制度、有保障的“五有”要求。
四、有效加强档案资源管理
（八）严格执行归档制度。各级党政机关、企事业单位、社会组织应当制定本单位各种门类和载体文件材料分类大纲、归档范围、保管期限“三合一”制度，报同级档案行政管理部门审核后认真实施，做到应归尽归、应收尽收、全面覆盖。凡是应当归档的文件材料都要向本单位档案机构移交，任何机构和个人不得据为己有或拒绝归档。对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救。
（九）强化重要和民生档案管理。各地各部门要重视加强重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目、重要人物等形成的重要档案（包括公务礼品）收集管理工作；全面加强生育、户籍、学籍、婚姻、医疗、卫生、保险、就业及社会保障、土地承包、林权改革、产权登记、人口普查等涉及人民群众切身利益的民生档案的收集管理工作。在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中，档案行政管理部门要会同有关部门及时规范档案流向，妥善进行档案处置，严防档案流失。对处置不善、造成档案流失的，依法追究有关单位和人员责任。各级党委、政府成立专项工作机构时，根据需要吸收档案部门参加，确保建立档案与开展专项工作同步进行。
（十）按时移交档案和政府公开信息。属于国家所有的档案，各单位要按照纸质和电子双套制管理要求，依法按时向同级国家档案馆移交；各级党政机关形成的电子档案，五年内向同级国家综合档案馆移交；政府各部门的政府公开信息应及时报送同级国家综合档案馆；支持个人向国家档案馆捐赠或寄存档案，对捐赠重要、珍贵档案的，档案馆可回赠复制件、颁发捐赠证书或给予一定奖励。
（十一）有效整合社会档案资源。各级档案行政管理部门应当加强本地区档案资源的统筹规划和科学管理，通过收集进馆、资源普查、建立联合目录、建设共享数据库等方式，有效整合社会档案资源，为共享利用奠定基础。
五、努力加快档案信息化建设
（十二）推进数字档案馆（室）建设。各级党委、政府要把档案信息化建设纳入本地区信息化建设和电子政务整体规划。各级国家档案馆和机关档案室要按照档案存量数字化、增量电子化、管理标准化要求，编制档案信息化建设规划，五年内实现数字档案馆（室）建设目标。
（十三）提高档案信息共享利用水平。省档案局要按照国家统一要求，抓紧研究制定档案信息化规范标准，加快建立以电子政务为依托、以档案资源为核心、以社会共享为目标的全省档案信息服务机制和安全管理体系。各级国家综合档案馆要做好电子档案备份工作，按规定上报电子档案目录和开放档案信息，全面提高档案信息共享利用水平。
六、着力提升档案信息开发利用水平
（十四）创新档案利用服务方式。各级党委、政府要对档案工作出题目、交任务，把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹协调，努力提供面向社会各界和人民群众、涵盖各类档案信息的一站式服务。各级国家档案馆要依法加强档案鉴定工作，及时向社会开放档案。各档案馆（室）要改进查档方式，简化利用手续，免除利用收费，优化利用环境，认真做好档案查阅利用服务工作。
（十五）深入开发档案信息资源。各级档案部门要通过撰写资政报告、推介政府公开信息、公布开放目录、出版档案史料、制作电视节目、举办文化讲座、加强媒体宣传、送档案信息下基层等多种形式，为党委和政府决策、为经济社会发展、为人民群众维护切身利益提供全方位的档案信息服务。努力把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”。
（十六）发挥爱国主义教育基地作用。各级国家综合档案馆要充分利用档案，围绕中心工作，结合本地实际，办好国史、党史、国情、省情教育和经济社会发展成就展览，激发广大人民群众爱国、爱党、爱社会主义、拥护和参与改革开放的热情，弘扬社会主义核心价值观。
七、全面提高档案安全管理水平
（十七）确保档案馆（室）安全。各档案馆（室）要配备必要的安全设施、采用先进的技术手段，制定严格的管理制度，落实档案管理“八防”措施，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。
（十八）确保档案实体安全。各档案馆（室）要健全档案目录，完善管理措施，加强督促检查，开展档案抢救和保护工作。对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用，最大限度地延长档案寿命，确保档案安全可靠、长期可用。
（十九）确保档案信息安全。各档案馆（室）要加强档案利用和数字化过程中的信息安全管理工作。对涉及国家秘密和敏感信息的档案，要严格遵守保密规定，认真履行利用审批手续，加强数字化工作保密管理，严防信息丢失、外泄和秘密泄露。切实做到涉密档案信息不开放、不上网，开放和上网不涉密。数字档案要进行异质异地备份，做好定期检测，加强容灾管理。机关档案室在向国家综合档案馆移交档案前，应完成涉密档案的解密或继续保密鉴定工作。
八、深入推进依法治档和科技兴档
（二十）坚持依法治档。各级档案行政管理部门要认真组织实施《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，坚持依法行政。要加强对档案事业的统筹规划、组织协调和监督指导，加大档案法制建设和宣传力度，定期开展档案执法监督和安全保密检查，全面推进档案工作目标管理，严肃查处不按时归档、不按期移交档案、伪造涂改档案、损毁丢失档案、泄露国家秘密和非法买卖档案等各类档案违法违纪案件。
（二十一）坚持科技兴档。各级档案部门要跟踪当代前沿信息管理技术，结合工作实际，与高校和科研单位合作，加强档案管理学术理论和应用技术研究，积极推广应用成熟可靠的档案科技成果。要创新管理模式，更新技术装备，完善管理手段，提高档案工作现代化、科学化管理水平。
（二十二）扩大舆论宣传。各类新闻媒体要大力宣传档案部门贯彻党和国家方针政策的新举措、档案工作服务经济社会发展的新成绩、档案工作者投身现代化建设的时代精神。充分挖掘档案资源的现实价值和历史价值，推出有档案特色、有社会影响、人民群众喜闻乐见的作品，为档案事业发展提供强大的舆论支持。
九、切实加大对档案工作的支持保障力度
（二十三）加强组织领导。各级党委、政府要大力加强对档案工作的领导，切实把档案事业建设列入本地经济社会发展规划，列入工作考核检查内容。要依法建立档案行政管理机构和国家综合档案馆，配备与档案工作及馆藏档案相适应的机构和人员，为档案部门依法履行职能提供条件。要每年至少听取一次档案部门工作汇报，及时研究并协调解决档案事业发展中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障，促进档案事业与各项事业同步建设，与经济社会协调发展。
（二十四）加大支持力度。各级党委、政府要加大对档案事业发展的投入力度，按照部门预算编制和管理有关规定，科学合理核定档案工作经费，将档案馆（室）的档案信息化建设、接收征集、抢救保护、查阅利用服务、安全管理、史料编纂、陈列展览等方面的专项经费列入同级财政预算。市州和县级国家综合档案馆档案保护费参照鄂办发〔2012〕55号文件标准。各级人民政府要把档案馆建设纳入本级基本建设规划，为档案馆建设提供组织、政策和资金保障。发改部门要研究制定支持档案馆建设的激励政策。省级财政部门要对工作开展好、经费有保障、通过新馆功能验收的县级国家综合档案馆实施以奖代补。
（二十五）加强队伍建设。各级党委、政府要加强档案部门领导班子建设，为档案事业科学发展提供组织保障。要把档案干部的培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用统一规划，统筹安排，为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件。要坚持党管人才，重视和加强档案专业人才的引进和培养工作，支持全省档案系统开展档案高级专家、优秀管理者和专业技术能手建设，并纳入全省人才建设管理体系。要切实解决基层档案部门普遍存在的人员编制不足、领导改非离岗、专业人才难留的突出问题，保持档案干部队伍稳定。要加强思想教育和业务培训，支持档案局（馆）与党校和高等院校合办教育基地，促进档案教育进课堂，实行档案专业人员持证上岗，激励档案干部埋头苦干、乐于奉献、锐意进取，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。