全国档案专家覃兆刿理论文章——作为记忆和史料的档案

    档案首先是一种人类精神活动，一种行为方式，然后才是一种物质对象或内容实体。

    一、作为记忆的档案

    记忆的需要催生记录行为，记录的控制选择了档案方式，社会信用和文化传承系于档案记忆。档案以收集信息、存储信息和利用信息为目的，自然属于典型的记忆活动范畴，个人、社会组织、国家意志和文化传统等都参与了这种记忆过程。鉴于档案作为记忆的功能优化和文化使命，档案事业实为一项“社会健脑工程”。

     1.档案是什么？

    关于档案和档案工作的理解是展开讨论的前提。在参加历史学博士答辩的时候，有同学认为档案就是那些旧报纸。在某些档案馆，极其珍贵的记录竟长期不为人知，甚至发现的时候早已破旧不堪。在某著名企业，我看到宽敞的档案库房、崭新的密集架，但专职档案员却半天也找不出本应很快找到的材料。在有些城区，地下管线图纸管理混乱，以致每遇市政工程就得重新“开膛破肚”。这些虽然只是极个别情况，却令人不禁思考：档案究竟是什么呢？档案工作应如何来做？只有把握事物的本质，才能使它从最密切、最相近的事物中凸显出来。如果我们不能区别文件与档案，区别档案与其他文献，我们便无法知道档案是什么。也就是说，如果我们不思考档案与其他文献信息在生发机理、本质特征和作用方式上的区别，不深入到电子文件和数字化环境的表相背后，那就必然导致档案身份的模糊和行业理念的迷失。

    要知道，档案是区别于文件、图书、文物和其他文献的一种独特的存在。如果我们习惯于拿文件或文献的属性当档案的特质，那么对档案的把握还不是本质性的。在我看来，档案一方面超越了文书的治理维度，虽然脱离生发的业务部门，但仍然是基于现实治理的需要；另一方面，档案日渐显现出超越时空和现实规范的趋向，成为一种表达记忆建构的文化范式。正如苏珊·朗格讨论油画相比油彩的意义，我们也只有从文件的概念中超拔出来，从现实治理和文化传承的双重意义出发，才能真正明白档案的独特身份和必要性。

     2.档案的特性与概念把握

    档案的第一个特性是体现工具理念的合目的性。档案作为人类精神活动和行为方式，是一种合目的性的凭证控制和记忆建构行为，因此档案工作应当是一项自觉的、专业的记忆维护业务。历史上的“破莂保据”，形象地说明了凭证信息的合目的性控制和作为共建互认的契约工具属性。档案的第二个特性，是其形成与社会实践的同构和伴生性。我们常说的原始记录性就因此而来。这要求我们在各项事业发展的同时就做好档案管理，而不是面临检查、评估时再行翻箱倒柜地找文件、整档案。档案的第三个特性是其内容的客观性和真实性。只是档案的“真实”并不等同于“事实”，而是指一种档案维系的真实联系和记忆真相。

    上面我们从目的、形成和内容3个方面认识了档案的特性，再来理解档案的概念就容易多了。以业务论，档案是对记录的“分门别类，藏而待发”，“藏”指一种控制，“待”指一种期限。档案的形成有两个要件，作为方式的合目的控制和作为内容实体的凭证信息，因此如果要作学术的表达，我将档案理解为“人类对凭证信息的合目的控制”，或者“档案是人类合目的控制的凭证信息”。这是我观察、思考档案问题的基本逻辑起点。

     3.档案记忆是何种类型的记忆

    档案记忆首先是一种自然记忆和符号记忆的叠加。自然记忆以材料的直接印象为特点，比较接近知觉、感觉；符号记忆则是借助外物或符号。档案保存当时当事的文件，同时又处于一种自洽的符号体系和逻辑结构。档案记忆还是一种个人记忆、集体记忆和社会记忆的叠加。我们强调全员档案意识，就是希望个人参与到这种集体记忆的建构活动中。集体记忆的社会性使归档范围、档案鉴定和档案开放等必须合于群体的认同和价值共识，体现社会规范的导向。档案记忆同时也是一种功能记忆，正如德国文化学者阿莱达·阿斯曼、扬·阿斯曼在《昨日重现——媒介与社会记忆》一书中所说，功能记忆的内容是与现实密切联系的知识，是经过选择、关联、意义建构的过程而产生的。档案记忆在实践层面体现为典型的存储记忆，这种合目的性的“存”在档案业务中始终居于首要位置。人过留名，雁过留声。“存在过”是一种深刻的人类精神诉求。没有“存”就不能“照”，更无法实现传承。所以档案作为存储记忆，既有体现规范导向的一面，同时又有超越价值和规范的一面。人们凭借档案这样的记忆，延续他们有关生活的经验和对待生活的态度，并因此形成世代相袭的知识和价值传统。因此，“一切时代的人们都记载他们记得的事情并力图保存这些记忆”（意大利著名哲学家、历史学家贝奈戴托·克罗齐语）。从更广大的时空而言，档案记忆是一种文化记忆，是人类“身份认同和延续所有文化”的凭藉。

     4.档案记忆的社会治理路径

    全国两会期间，多有以档案建构为主题的提案，这说明档案参与社会治理渐成共识。

    档案的确是一种有效的组织和社会治理抓手。档案促成共建互认的秩序和信任，档案提供可逆的解释和监督机制，体现一种尺度和一种张力。世界管理学大师亨利·法约尔认为，判断一个组织是否正常，得观其“管理机器”，即反映该组织运行和外部联系的原始记录框架和自身记忆逻辑是否健全。效率主义大师哈林顿·埃默森总结出提高效率的“十二项原则”，其中第六条即强调组织必须有“准确、及时和持久的记录”。著名社会学家马克斯·韦伯更是将档案管理视为一种不可须臾放弃的“原则”。福柯、吉登斯则强调档案在组织内部和成员管理方面的监督功能。

    《周易·系辞下传》有“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察”。清代史学家、方志学家章学诚，仍以“令史案牍”为“政事之凭藉”。档案在我国行政管理的传统中从未缺席。历史上，西汉开国功臣萧何曾很好地利用前朝档案，《大唐六典》已有大量关于档案问题的规则，明代的后湖黄册库集中管理土地和人口档案，成为政务信息中心和解决社会争讼的证据库。档案更是参与了古代监督考课机制，范仲淹就曾担任刷卷官。关汉卿的《窦娥冤》，剧中冤情也是查档案才得以澄清的。新中国也重视档案在国家治理中的作用。解放初期的《新华日报》曾报道已完成几百箱旧政权档案的清理和整理一事，并认为黄河流域工程档案在内的珍贵档案记录，无疑对国家建设有非常重要的参考价值。我有一本1960年大连技术档案现场会的内部文件集。该文件集反映了《技术档案室工作暂行通则》的出台背景和过程，堪称档案参与国家治理的一种自觉。

    可以说，档案作为管理方式和基础信息，作为信用凭证和知识财富，作为文化范式和健脑工程，其在国家治理中的作用是不可替代的。我们的社会秩序与法治建设、组织内控和社会责任、经济建设与科技创新、人民生活和民生事业、社会信用和信任和谐、文化建构与价值传承、国际关系与国家魅力，都深刻地依赖于档案事业的成就和影响。

    档案的作用落实于组织和个人。企业内控、产品质量和企业文化就离不开档案制度。俄罗斯卖给印度的“维克拉玛蒂亚”号航母之所以中途涨价，原因就在于苏联解体后科技档案的散失。我的一位同学因高考档案丢失而错过名校，以致抑郁成疾。一些企业改制、破产导致档案散失，甚至有工人的人事档案被掺入死亡档案中。如果这样的事情多了，社会秩序不就乱了吗？

    因此，体现国家意志和社会诉求的档案制度就显得尤为重要。新修订的档案法开宗明义，强调档案之于国家治理的意义；《政府投资条例》中就有两条关于档案管理的规定。针对各项重要事务，我们强调将档案的“纳入”“参与”和“同步”作为一种常态。我前后参与国家重大科技项目档案专项评审近20年，见证了科技档案管理的规范化历程，但同时也看到单位之间的“档案差距”。我认为规范的科技档案管理应该被视为一种普遍的专业伦理和岗位责任。

     5.作为记忆活动内涵的档案存储、维护和提取

    “存储”表现为一种合目的性的资源建构和编码，目标是全面、系统、准确、安全和有效。新修订的档案法新增“应当纳入”的归档范围，是对档案“存储”的特别强化。“维护”系于载体和信息安全，这方面我们有很好的传统。皇史宬上承“石室金匮”，如今各地新建档案馆库的空间和安全大有保障。而有效的档案“提取”才是目的。关键时刻该从档案馆里找到的信息找不出来，那样的档案管理就难为情了。

    当前，档案的开发利用已进入智慧时代，“护士界的女神”、现代护理教育奠基人、统计学家南丁格尔就很懂得档案信息的智慧提取。她在1854年英法战争期间通过分析堆积如山的军事档案，发现英军减员的主要原因是医疗条件跟不上。她将统计结果以圆形图的方式可视化报给政府，政府因而确立起战地医院制度。

    二、作为史料的档案

    档案作为一种史料已为公论，但运用档案史料能否得出有价值的史学成果却并非当然。

     1.档案与历史的关系

    档案与历史的关系之密切，从“史”字的构型即可得见。观“史”字篆体，上为一个“中”，下面一只“手”。“中”乃西周时期文书、案卷之谓。以手持中则为史，历史离不开档案。

    马克思在撰写《资本论》时仔细研究和作过摘要的档案史料就达1500多种。近代史学之父利奥波德·冯·兰克以强调史家重视档案成其名。我国近代启蒙思想家龚自珍曾经管过档案，颇以“能考官书，能见档册，能考档册”为其福，还在西北边疆史地方面作专深研究。蔡元培强调“信史是要从档案中来的”，胡适也说“柜子里的文件才是真历史”，沈兼士则评价“档案是未掺过水的史料”，郑天挺更是强调“历史档案是原始资料的原始资料，应该占最高的地位”。

    关于档案作为史料的优势，戴逸教授曾概括为直接性、丰富性和系统性。这种直接性、丰富性和系统性，有时表现为可贵的细节记录、整体联系和原生态特征。

     2.蔚然成风的档案整理研究和一点思考

    近年来，历史学重大项目多以“XX档案整理研究”为其目，档案整理研究呈现空前盛景，档案似乎正如戴逸教授期望的那样成为“史学变革和史学发展的动力”。我一方面当然是高兴，甚至也跃跃欲试，但同时也略有些担心。

    施特雷泽曼外交文件一事似乎值得重提。施特雷泽曼身后留下了300多箱外交文书和记录。他的秘书从中整理出3卷本，取名《施特雷泽曼的遗产》，后来英国出版社在此基础上再行简编。他们着意选择施特雷泽曼关于西方政策的记录，似乎施特雷泽曼毫不在乎苏德关系。事实上呢？在这些外交文件中，施特雷泽曼极其重视苏德关系，有数百次与苏联大使的谈话记录被视而不见。我们的档案整理和研究成果应该维系一种联系中的档案真实，而切不可作如此的“作为”。

    我们也不能过于迷信档案，因为档案的建构不可避免地具有历史局限性。英国著名史学家卡尔在其历史理论名著《历史是什么？》一书中早就质疑过历史学家对档案过分的虔诚，尤其是那些认为“档案中发现是如此，那无疑便是如此”的轻率和盲从。我们整理、编纂档案史料，既要有“比次之书欲其愚”的态度，又要习惯于历史批判和辩证思考。

    态度之外，经过训练、积累获得的能力譬如档案史料的识读能力，也极为重要。在各种历史档案的整理研究中，适当吸收具有系统历史知识、书法知识和文献识读经验的同志参与其中很有必要。还有一项正在深刻影响档案史料生态和利用的工作，即档案数字化。在这种载体转型和“化”的过程中，如何保障历史档案的正确识读，这绝非一件小事。如果档案史料著录转达的过程成为档案信息异化和以讹传讹的过程，其贻害之深远是不言而喻的。

    三、档案事业目标的双元价值取向

    档案事业现代化绝不是对档案传统的漠视和抛弃。恰恰相反，我们要在“借助与改造”的思路指引下，对档案传统作充分的、理性的把握。“档案双元价值观”就是在这样的背景下提出来的。20年来，档案双元价值观有幸受到著名档案学家陈兆祦教授等一批前辈学者的肯定，又得任越教授等同行学者和青年才俊们的阐发、深化和应用。

     1.档案双元价值观的核心意蕴

    事物的初始或源起往往喻示其本质。档案双元价值观试图从实物对象和精神现象共同构成的“档案事物”出发，将档案的价值简化为两个层面的理解，一是作为人类行为方式，其初衷在于作为记忆建构所预设的控制功能，体现为一种治理意向，我把它称为“工具价值”；一是作为记录或信息附着的实体，其内容负载的价值，体现为一种知识和文化意向，人们称之为“信息价值”。其中，档案的工具价值是先于信息价值的。档案又具有双重属性，也就是说光有工具价值的档案是不存在的，光有信息价值的档案也是不存在的，档案是工具价值与信息价值的双元结合体。我认为这是档案与文件，档案与图书，档案与文物的根本区别所在。

    因此，档案双元价值观旨在对档案作一种关系和意义的把握。在这里，“双元”作为一种关系概念而非数量概念，“双元”的旨趣也并非“二元”“二重”所能表达。在实践层面，体现档案双元价值取向的档案事业现代化，要以体现“档案社会责任感”（作为记忆建构和治理抓手）和“档案公众服务意识”（作为信息实体和知识源泉）为观念要件。“工具价值”强调合理及时的档案控制、监督、安全、保密和证据维护，寓意“收控”“积累”“秘藏”“蓄势”的行为，以“抑”为特征；“信息价值”则强调适时充分的档案编研、挖掘、展示、传播，寓意“释放”“公开”“流通”“发散”“分享”“传承”和知识服务，以“扬”为特征。可以说是双元合体，相互博弈，不能分割。档案工具价值与档案信息价值的共同作用，促成现代档案工作的“中和”生态。

    总之，档案双元价值观意在强调档案事业从消极被动的实体守候，向着档案作为方式与对象、精神与物质、实体与信息、管理与内容、安全与开放、建构与共享、治理与文化的双向并重转变。（参见覃兆刿著《双元价值观的视野：中国档案事业的传统与现代化》，中国档案出版社2003年版；覃兆刿编著《档案双元价值论谈》，科学出版社2015年版；覃兆刿序任越著《档案双元价值理论及其实证研究》，科学出版社2020年版）

     2.存用并举的记忆建构重心

    在实践层面，档案双元价值观强化档案记忆的业务重心即存储与取用。“存储”强调实体信息的合理建构、制度的张力与技术适用。“取用”强调便捷、智慧而有效的“回忆”“再认”和价值实现。

    “存储”是“取用”的前提。合理的档案“存储”，体现档案记忆建构的道德责任和人文情怀。譬如面对那些跨机构跨区域合作、隐蔽工程量大、业务内涵丰富、管理要素复杂的重大工程、重大项目，应该如何建构起完善的档案记忆？看到长城上经年累月、字迹漫漶的留言板，我在想能否引入档案的方式以便更加及时、规范、有效的为人们留存满怀深情的美好瞬间？

    档案记忆的“存储”有时还表现出抢救的紧迫感。老红军张天伟将军去世后，红安县档案馆几乎把张天伟将军的整个书房搬到了馆里，表现出积极的抢救和建构行为。罗塞塔石碑深藏记忆建构和文化传承的意图，人们据此得以解读埃及的象形文字并能回望到古埃及人的生活。美国作家亚历克斯·哈里正是在看到这块石碑后产生了追问家族史的冲动，因此才诞生了那本根据查档经历写成的世界名著《根》。

    档案的“存储”和“取用”相互促进，共举文化的传承。胡适说“流通于世界，等于保存于世界”，可见档案编研和利用传播实为档案记忆的另一种“存储”形式。国际档案理事会会徽的主要意蕴就是传承。我们的档案同行有这样的描述：“档案工作就像岁月长河的摆渡者，左岸是被时间封存的神秘过往，右岸是千百万追寻记忆的渡客，中间飞快流淌的是档案人的青春”。这句话颇能代表档案人深切的人文情怀。中国科协发起的“老科学家学术成长资料采集工程”，就是一项基于文化传承的档案记忆建构，我参与其中长达10年，采集老科学家实物和口述史料，据此编撰科学家学术传记，体现为“存”“用”并举的行动路线。

    然而，档案记忆建构是全社会的事情，不仅档案人要觉察到自己的工作事关记忆建构，事关文化传承，全社会都要为此保持足够的理性。档案工作的利基性和持久性使其难得走近舞台的中央，如果在各种体制权衡中就被牺牲，“那么精神领域中的丰产力就不仅会减少，而且会完全被毁掉，我们就不得不以最大的努力来把我们的文化中的协同因素重新引进来”（意大利著名哲学家、历史学家贝奈戴托·克罗齐语）。这种关于档案与人类文化间的关系论述，应该为更多的人所知晓。

    最后我要说一下家庭档案，因为家庭档案是养成社会档案意识和习惯的土壤。教育家陶德麟先生就很重视家庭档案，他甚至保存了自己中学时期的各科作业本、父亲的手稿等，生前还影印出版了《学步履痕》一书，其中有作文和读书笔记，也有当年老师们文采斐然、字迹秀美的评语。《长江日报》记者专访我时，对我的家庭档案产生了浓厚兴趣。于是，我把父亲的亲笔回忆、家谱等拿出来给他们看。关于我家庭档案的小视频还被有关媒体分享到了“学习强国”。

    （说明：《中国GLAM公开课》是由新华网、上海大学和南京艺术学院共同主办，GLAM即美术馆、图书馆、档案馆和博物馆。本文作者于2022年4月16日受邀作客中国GLAM公开课第95讲，吸引观众106万人，获得众多听众好评。本文据讲座内容删节整理。湖北大学档案专业在读研究生张泽华同学为转译录音付出了辛苦。）

    覃兆刿，湖北大学历史文化学院博士生导师、二级教授，校学术委员会委员。湖北省有突出贡献中青年专家，首批全国档案专家和档案学理论研究领军人才。教育部高等学校档案学专业教学指导委员会委员。武汉市档案学会理事长、湖北省档案学会副理事长、湖北省档案研究院院长。从事档案学基础理论、企业档案管理和档案与文献研究30多年，出版或发表档案学、史学论著80余篇（部），主持国家级社科、国家级专项和国家档案局项目十余项。有专业成果在国际著名档案学期刊发表或国外展出，多篇专业文章被《新华文摘》等权威或重要专业期刊转载，有多项成果或会议发言获国家档案局领导和湖北省委领导肯定。原创理论体系“档案双元价值观”在海内外具有广泛学术影响，为继后国家社科基金实证研究课题，成为国内档案学一流本科课程以及多篇博士硕士学位论文和多种同行学术论著的理论基础。受邀担任国家部委重大项目档案专项评审专家近20年，主持老科学家学术成长资料采集与编研活动长达10年，长期受邀在国家部委（局）、中央企业和著名高校参与有关档案法规标准、重大科研项目和学术研究方面的制定修订、答辩评审、专家咨询或讲座。2004年，作为档案界唯一教师代表出席在人民大会堂举行的“庆祝第20个教师节暨全国优秀教师表彰大会”。曾接受《中国档案报》《长江日报》等多家媒体专访。发表在《中国科学报》上有关老科学家学术成长史料采集的文章被分享到“学习强国”平台，并获超160万读者和众多点赞。

    原载于《中国档案报》2022年5月12日 总第3829期 第三版

    原文链接：http://www.zgdazxw.com.cn/news/2022-05/17/content_333157.htm