致2018届毕业生的一封信
亲爱的毕业生们：
你们好！
祝贺你们顺利完成学业，踏上人生新征程。
个人档案是同学们毕业后办理转正定级、工龄计算、职称评聘、安家落户、社保办理、工作调动、考研深造、出国留学以及未来退休养老等事项的重要凭证，关系到同学们的切身利益，且一旦遗失或损毁将无法弥补或再造。毕业季，请大家务必关注自己的档案情况。
一、毕业前，务必准确登记自己的档案转递地址
毕业生档案将按学校招生与就业指导处、研究生院登记的档案接收单位地址信息进行转递，请同学们务必确定自己的档案接收单位，在就业信息登记时准确、完整地填写相关信息：档案接收单位的全称及具体部门名称、详细地址（所在省、市、区县及街道门牌号）、接收人姓名及联系电话。
已签订就业协议的同学，一定要了解清楚就业单位的人事档案管理权限及档案托管情况，一般国家机关、国有企事业单位可以自行接收、管理档案，其它各类非公有制单位、民营机构一般委托人才交流中心或其他人才服务机构来接收并代管档案。未就业、已就业但未办理档案托管手续、出国的同学，档案按要求一般转递回原籍（县、区级）人社局或人才交流中心。
6月25日全校毕业生档案转递信息提交EMS服务商后，将不能再更改档案转递地址信息，请需要改派的同学务必于6月25日前到学校招生与就业指导处办理改派手续，并将改派信息报送学校档案馆学生档案室。6月25日之后改派的同学，请于7月10日之后到原档案转递去向单位办理调档手续。
二、毕业后，务必及时查核档案转递去向及接收情况
毕业生档案通过邮政EMS快件转递，托管在武汉市人才服务中心和湖北人力资源中心的毕业生档案由学校派专人送达。就业单位调档函明确要求毕业生自带档案的，可由毕业生本人持调档函到档案馆办理调档手续。
为保证同学们顺利派遣，档案馆将于7月4日之前将毕业生档案转递离校，请大家在7月10日以后按以下方法和步骤查询核实档案转递去向和接收情况：
1.直接登陆或扫二维码登陆学校档案馆网站（ http://dag.hbut.edu.cn/ ）在“毕业生档案查询”窗口查询档案转递情况：是否转递或暂留、转档日期、档案去向、EMS快递单号等。
2.档案通过EMS转递的同学，关注湖北邮政EMS微信服务号，点击“E便民”菜单，在“学生档案查询”中输入学校代码（湖北工业大学代码为10500）和自己的学号，即可24小时实时查询自己档案EMS邮件投递的全程状态。或者根据查询到的EMS快递单号，致电11183或登陆EMS网站http://www.ems.com.cn，追踪查询档案去向及投递情况（查询期一年）。
3.查到档案投递去向后，务必在第一时间与档案接收单位联系并确认是否收到档案，以免出现“死档”或档案遗失等严重后果。
4.如经查询档案去向不明，或接收单位未收到档案且查找无果，请大家及时与学校档案馆联系，以免超过EMS有效查询时间而无从查找。档案馆联系电话：上班期间（上午8：20－11：50，下午2：00－5：30）027-59750765，寒暑假期间（上午9：00－11：30，下午3：00－5：30）027-59750762。
为让大家更多了解学生档案相关知识，管理好自己的档案，我们特编辑了《学生档案知识问答》，制作了视频短片《档案去哪儿了》，大家可以登陆学校档案馆网站进行了解。
最后，再次提请同学们关注自己的档案转递情况。并衷心祝愿同学们前程似锦！
湖北工业大学档案馆
2018年4月